オンライン会議の効率化のコツを知っていますか？リモートワークの普及でオンライン会議が増えましたが、「無駄な会議が多い」「時間通りに終わらない」と感じている方は多いはずです。オンライン会議の効率化のコツ15選を実践すれば、会議時間を半分に削減できます。
この記事では、オンライン会議の効率化のコツを準備・進行・フォローアップの3段階に分けて15個紹介します。
オンライン会議の効率化のコツ｜準備編5選
1. アジェンダを事前共有する
オンライン会議の効率化のコツの第一歩は、会議の24時間前までにアジェンダを全参加者に共有することです。「何を話すか」が明確でない会議は必ず脱線します。議題ごとに時間配分も記載しておくと、さらに効果的です。
2. 参加者を最小限にする
会議に必要のない人を招集するのは全員の時間の無駄です。「意思決定に必要な人」「議題に直接関わる人」だけに絞りましょう。情報共有だけが目的の人にはメールや録画で代替できます。
3. 会議時間は25分か50分にする
30分会議は25分、60分会議は50分に設定しましょう。5〜10分のバッファがあると次の予定への準備時間が確保でき、会議の連続による疲労を防げます。オンライン会議の効率化のコツとして、短い制限時間が集中力を高める効果もあります。
4. 資料は事前に読んでもらう
会議中に資料を読み上げるのは時間の無駄です。事前に資料を共有し「会議では質疑とディスカッションのみ行います」と伝えておけば、会議時間を大幅に短縮できます。
5. ツールの動作確認を済ませる
開始直後に「音声が聞こえない」「画面共有ができない」というトラブルで5〜10分ロスすることは珍しくありません。事前にマイク・カメラ・画面共有のテストを済ませておきましょう。
オンライン会議の効率化のコツ｜進行編6選
6. ファシリテーターを決める：議論の交通整理役がいると脱線を防げます。7. タイマーを使う：各議題に時間制限を設けることで集中度が上がります。8. チャット機能を活用する：発言を待つ間にチャットで意見を書いてもらうと時間を有効活用できます。オンライン会議の効率化のコツとして、チャットの併用は非常に効果的です。
9. 画面共有で視覚的に進める：口頭だけでは伝わりにくい内容は画面共有を活用しましょう。10. 決定事項はその場で記録する：「後で議事録にまとめます」ではなく、リアルタイムで共有ドキュメントに記録します。11. 脱線したら「パーキングロット」に記録する：本題から外れた話題はメモしておき、別途対応します。
オンライン会議の効率化のコツ｜フォローアップ編4選
12. 議事録は24時間以内に共有する。13. アクションアイテムは担当者と期限を明確にする。14. 次回会議の日程をその場で決める。15. 定例会議は定期的に「本当に必要か」を見直す。オンライン会議の効率化のコツの中でも、フォローアップの質が会議の成果を大きく左右します。
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よくある質問
Q. オンライン会議の適切な人数は何人ですか？
A. 意思決定会議は3〜5人、ブレスト会議は5〜8人が適切です。10人以上になると発言しない参加者が増え、効率が下がります。
Q. カメラはオンにすべきですか？
A. 議論中心の会議ではオンが望ましいです。表情が見えることでコミュニケーションの質が上がります。ただし情報共有のみの会議ではオフでも問題ありません。
Q. 会議の録画は参加者に事前に伝えるべきですか？
A. 必ず事前に録画の旨を伝え、同意を得てください。プライバシーの観点からも、無断録画は避けるべきです。
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