海外の取引先やクライアントとのメールのやり取り、毎回英語で書くのは大変ですよね。ChatGPTを使えば、自然で丁寧なビジネス英語メールを数秒で作成できます。しかもDeepLとは違い、ビジネスシーンに合わせたトーン調整が可能です。
ChatGPTでビジネス英語メールを書くコツ
コツ1：日本語で内容を書いてから翻訳を依頼：「以下の内容をビジネス英語メールに翻訳してください。トーンはフォーマルで丁寧に。[日本語の内容]」コツ2：相手との関係性を指定：「初めてコンタクトを取る相手」「長年の取引先」など関係性を伝えると、適切なトーンのメールになります。コツ3：用途を明確にする：「見積もりの依頼」「納期の確認」「クレームへの回答」など、目的を明確にすることで的確なメールが生成されます。
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よく使うビジネスメールのプロンプト例
プロンプト1：「以下の日本語メールを、フォーマルなビジネス英語に翻訳してください。件名も英語で作成してください」プロンプト2：「英語のビジネスメールを受信しました。この内容を日本語で要約し、返信の英語メールのドラフトを作成してください」プロンプト3：「納期を1週間延長してほしいというお願いのビジネス英語メールを作成してください。理由は材料の入荷遅延です。丁寧だが明確なトーンで」
よくある質問
Q. AIツールの学習コストは高いですか？
A. ほとんどのAIツールは直感的に使えるため、学習コストは低いです。YouTubeのチュートリアル動画を30分見れば基本操作はマスターできます。
Q. AIに仕事を奪われる心配はないですか？
A. AIは人間の仕事を奪うのではなく、人間の仕事を効率化するツールです。AIを使いこなせる人材の需要はむしろ高まっています。
Q. 無料のAIツールだけでも業務効率化できますか？
A. はい。ChatGPTの無料版、Canvaの無料版、Notionの無料プランだけでもかなりの効率化が可能です。有料版は余裕ができてから検討しましょう。
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