仕事のタスク優先順位のつけ方に悩んでいませんか？やるべきことが多すぎて何から手をつければいいかわからない状態は、ストレスの大きな原因です。仕事のタスク優先順位のつけ方を正しく実践すれば、限られた時間で最大の成果を出せるようになります。
この記事では仕事のタスク優先順位のつけ方と、アイゼンハワーマトリクスの活用法を解説します。
仕事のタスク優先順位のつけ方が重要な理由
仕事のタスク優先順位のつけ方が重要な理由は、時間は有限だからです。1日は24時間しかなく、すべてのタスクを同じ力で取り組むことは不可能です。正しいタスク優先順位のつけ方を身につければ、少ない時間で大きな成果を出す「効率的な働き方」が実現します。
アイゼンハワーマトリクスを使ったタスク優先順位のつけ方
第1象限：緊急かつ重要（今すぐやる）
仕事のタスク優先順位のつけ方で最優先すべきは「緊急かつ重要」なタスクです。締切間近の仕事、クレーム対応、トラブル対処などが該当します。ここに入るタスクは今すぐ着手しましょう。ただし第1象限ばかりだと常に火消しに追われるため、第2象限の時間を増やすことが重要です。
第2象限：重要だが緊急ではない（計画的に取り組む）
仕事のタスク優先順位のつけ方で最も大切なのが第2象限です。スキルアップ、業務改善、計画策定、人間関係構築などが該当します。緊急ではないため後回しにされがちですが、ここに時間を投資することで長期的な成果が生まれます。
第3象限：緊急だが重要ではない（委任・効率化する）
仕事のタスク優先順位のつけ方として第3象限は注意が必要です。電話応対、突発的な頼まれ仕事、形式的な会議などが該当します。緊急なので対応しがちですが、可能であれば他の人に委任するか、効率化しましょう。
第4象限：緊急でも重要でもない（削除する）
仕事のタスク優先順位のつけ方として第4象限は思い切って削除しましょう。意味のないSNSチェック、惰性の付き合い、形骸化した作業などが該当します。ここに使っている時間を第2象限に振り替えることで、生産性が飛躍的に向上します。
タスク優先順位のつけ方を習慣化するコツ
仕事のタスク優先順位のつけ方を習慣化するには、毎朝5分間のタスク整理を行いましょう。前日の振り返りと当日のタスクをアイゼンハワーマトリクスに分類し、第1象限と第2象限に集中する時間をブロックします。TodoistやNotionなどのタスク管理ツールを使えば、より効率的に優先順位をつけられます。
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よくある質問
Q. タスク管理におすすめのツールは何ですか？
A. Todoist、Notion、Trello、Asana、Microsoft To Doがおすすめです。個人利用ならTodoist、チーム利用ならNotionやAsanaが使いやすいです。
Q. タスクが多すぎて優先順位がつけられない時はどうすべきですか？
A. まず全タスクを書き出し、アイゼンハワーマトリクスに分類しましょう。第4象限を削除し、第3象限を委任すれば、対応すべきタスクは半分以下になるはずです。
Q. 緊急と重要の違いがわかりません。
A. 緊急は「期限が迫っている」こと、重要は「成果や目標に大きく影響する」ことです。期限が近くても成果に影響しないタスクは緊急だが重要ではない、と分類されます。
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